ks. Edward Gabryel
Tarnów

Obowiązek prowadzenia ksiąg parafialnych

Parafia jest określoną wspólnotą wiernych, utworzoną na sposób stały w Kościele partykularnym. Pasterską pieczę nad nią, pod władzą biskupa, sprawuje proboszcz. Wierni w diecezji posiadają „własnego” biskupa i „włas- nego” proboszcza (kan. 515 § 1). Parafia erygowana zgodnie z prawem posiada – mocą samego prawa – osobowość prawną (kan. 515 § 3). Parafia jako instytucja kościelna kieruje się normami ustanowionymi przez najwyższego prawodawcę oraz kieruje się normami ustanowionymi przez biskupa diecezjalnego. Proboszcz nie jest „właścicielem” parafii lecz tylko jej „ministrem”, czyli pierwszym sługą i administratorem. Kapłani są zaszczyceni  i wyróżnieni przez Kościół, iż mogą służyć parafiom, w których dokonuje się dzieło zbawcze Chrystusa, realizuje się potrójna Jego misja: misja prorocka, czyli nauczycielska, misja kapłańska i misja królewska, czyli duszpasterska.

Struktura każdej parafii została ustanowiona przez prawo kanoniczne  i przez prawo kościelne. Zostały w niej określone także prawa i obowiązki duszpasterzy. Są one skodyfikowane nie tylko w II księdze Kodeksu Prawa Kanonicznego (kan. 515-552), ale również w wielu innych kanonach siedmiu ksiąg kodeksowych. Są one podane także w normach prawa diecezjalnego. Najważniejszymi i najświętszymi obowiązkami są te, które są związane bezpośrednio z posługą słowa i sakramentów. Jednakże prawodawca kościelny wylicza szereg różnych zadań i obowiązków proboszcza związanych z misją duszpasterską.

W niniejszym przedłożeniu omówimy szczegółowo jeden, konkretny  i kodeksowy obowiązek związany z posługą wiernym. Jest to obowiązek prowadzenia ksiąg parafialnych. O tym obowiązku mówi Kodeks Prawa Kanonicznego w czterdziestu różnych kanonach i mówi o nim prawodawca diecezjalny w wielu różnych statutach IV Synodu Diecezji Tarnowskiej .

Prawodawca kodeksowy postanowił, że w każdej parafii należy prowadzić księgi parafialne... a proboszcz ma czuwać nad tym, by księgi te były właściwie spisywane i przechowywane (kan. 535 § 1). W statutach IV Synodu Diecezji Tarnowskiej wyrażone to zostało jeszcze dobitniej w słowach: „Obowiązkiem proboszcza jest sumienność, ład i porządek [...] w pro- wadzeniu kancelarii i archiwum parafialnego” (stat. 344). Kodeks Prawa Kanonicznego wymienia z nazwy wiele ksiąg parafialnych (libri paroeciales), które muszą być prowadzone i przechowywane w archiwum parafialnym. Są nimi:

  1. Księga ochrzczonych (liber baptisatorum) (kan. 535 § 1),
  2. Księga małżeństw (liber matrimoniorum seu copulatorum) (kan. 535 § 1),
  3. Księga zmarłych (liber defunctorum seu mortuorum) (kan. 535 § 1),  
  4. Księga bierzmowanych (liber confirmatorum) (kan. 895),
  5. Księga stypendiów mszalnych (liber stipendiorum) (kan. 958 § 1),
  6. Księga inwentarza parafialnego (liber inventarium) (kan. 1283 § 2-3),
  7. Księga przychodów i rozchodów (liber accepti et expensis) (kan. 1285 § 2, n. 7),
  8. Księga zobowiązań mszalnych i innych (liber onerum et eleemosynarum) (kan. 1307 § 2). 

Prawodawca w kan. 535 § 1 KPK dodaje, że oprócz ksiąg wymienionych w Kodeksie Prawa Kanonicznego proboszcz ma prowadzić i przechowywać inne księgi nakazane przez biskupa diecezjalnego. Biskup diecezjalny w statutach IV Synodu Diecezji Tarnowskiej oraz w posynodalnej Instrukcji o kancelarii parafialnej postanowił, że oprócz ośmiu wyżej wymienionych ksiąg parafialnych nakazanych przez Kodeks Prawa Kanonicznego należy prowadzić w Diecezji Tarnowskiej jeszcze 35 innych ksiąg pa- rafialnych. Są nimi:

  1. Księga metryk zastępczych (Instr., n. 18),
  2. Kopia księgi ochrzczonych (stat. 123 § 2; 375, n. 4; Instr., n. 14),
  3. Kopia księgi małżeństw (stat. 375, n. 4; Instr., n. 14),
  4. Kopia księgi zmarłych (stat. 375, n. 4; Instr., n. 14),
  5. Indeks do księgi ochrzczonych (Instr., n. 17),
  6. Indeks do księgi małżeństw (Instr., n. 17),
  7. Indeks do księgi zmarłych (Instr., n. 17),
  8. Księga zapowiedzi przedślubnych (Instr., n. 30),
  9. Księga stypendiów mszalnych (stat. 150),  
  10. Księga ogłoszeń duszpasterskich (parafialnych) (Instr., n. 34),
  11. Księga celebrujących kapłanów (gości) (Instr., n. 41),
  12. Księga księży, zakonnic i braci zakonnych pochodzących z parafii (Instr., n. 41),
  13. Księga duszpasterzy pracujących w parafii (Instr., n. 41),
  14. Księga kaznodziejów głoszących misje, rekolekcje, itp. (Instr., n. 41),
  15. Księga głoszonych kazań (Instr., n. 38),
  16. Dzienniki katechizacji (stat. 44, n. 6; Instr., n. 39),
  17. Księga chorych (stat. 189; Instr., n. 37 ),
  18. Księga apostolstwa chorych (Instr., n. 37 ),
  19. Księga trzeźwości (stat. 706 § 1; Instr., n. 41),
  20. Księga protokołów z posiedzeń Parafialnej Rady Duszpasterskiej (Instr., n. 41),
  21. Księga protokołów z posiedzeń Parafialnej Rady Gospodarczej (Instr., n. 41),
  22. Księga protokołów z posiedzeń innych zespołów parafialnych (Instr., n. 41),
  23. Księga wiernych (liber animarum, status animarum, index animarum, kartoteka parafialna) (Instr., n. 33),
  24. Kronika parafialna (liber memorabilium) (Instr., n. 35),
  25. Księga rodzin poświęconych Bożemu Sercu (Instr., n. 41),
  26. Księga różańca rodzinnego (Instr., n. 41),
  27. Księga statystyk (notatnik statystyczny) (Instr., n. 36),
  28. Księga korespondencyjna (dziennik podawczy) (Instr., n. 9),
  29. Księga łask (w sanktuariach) (stat. 312 § 2; Instr., n. 40),
  30. Księga inwentaryzacyjna zabytków (stat. 299 § 1, n. 3),
  31. Księga kasowa (stat. 696),
  32. Księga rachunkowa (stat. 724 § 3),
  33. Księga fundacji (stat. 747 § 5),
  34. Księga wieczysta (alienacje) (stat. 743 § 4),
  35. Dokumentacja prawna parafii.

Po wyliczeniu licznych ksiąg parafialnych, które są obowiązujące w każdej parafii, przystąpmy do omówienia tych najważniejszych.

1. Księga ochrzczonych (liber baptizatorum) 

Kan. 877 § 1 poleca, aby proboszcz miejsca udzielenia chrztu bezzwłocznie i dokładnie zapisał w księdze ochrzczonych nazwisko ochrzczonego, datę i miejsce jego urodzenia, datę i miejsce udzielonego chrztu, aby podał nazwisko szafarza chrztu, nazwiska i imiona rodziców naturalnych, nazwiska i imiona rodziców chrzestnych oraz nazwiska świadków, jeśli tacy występują. Kodeks podaje również szczegółowo, jakie dane należy wpisać w wypadku chrztu dziecka nieślubnego i adoptowanego (kan. 877 § 2-3). Jeśli chrzest nie był udzielony przez proboszcza ani też w jego obecności, wtedy szafarz chrztu […] ma obowiązek powiadomić proboszcza parafii, na terenie której udzielił chrztu, aby mógł zapisać chrzest, zgodnie z kan. 877 § 1 (kan. 878).

Następnie prawodawca kodeksowy (i prawodawca diecezjalny) określa, jakich adnotacji należy dokonywać w księdze ochrzczonych. Mianowicie w księdze ochrzczonych należy odnotować:

  1. fakt bierzmowania (kan. 535 § 2; 895; Instr., n. 25; 36) ,
  2. fakt zawarcia małżeństwa sakramentalnego (kan. 1122 § 1; Instr., n. 24; 36) z wyjątkiem małżeństwa tajnego (kan. 1133) ,
  3. fakt uważnienia małżeństwa w zakresie zewnętrznym (kan. 1123),
  4. fakt sądowego stwierdzenia nieważności małżeństwa wraz z ewentualnymi zakazami zawierania ponownego małżeństwa (kan. 1123; 1685; Instr., n. 25; 36),
  5. fakt udzielenia dyspensy papieskiej od małżeństwa niedopełnionego (kan. 1123; Instr., n. 25; 36),
  6. fakt przyjęcia święceń /diakonatu, prezbiteratu, episkopatu/ (kan. 535 § 2; 1054 § 3; Instr., n. 24; 36),  
  7. fakt zwolnienia z obowiązków diakonatu (Instr., n. 25; 36),
  8. fakt zwolnienia z obowiązków prezbiteratu (Instr., n. 25; 36),
  9. fakt złożenia wieczystych ślubów w instytucie zakonnym (kan. 535 § 2; Instr., n. 24; 36),  
  10. fakt zwolnienia ze ślubów zakonnych (Instr., n. 25; 36),  
  11. fakt zmiany obrządku (kan. 535 § 2),
  12. fakt wystąpienia z Kościoła (kan. 535 § 2),
  13. fakt adopcji (kan. 535 § 2),
  14. fakt legitymacji potomstwa (Instr., n. 26),
  15. fakt zgonu (Instr, n. 24; 25; 32).

Kodeks zwraca uwagę na to, że powyższe adnotacje, zamieszczone w księdze ochrzczonych, muszą być zaznaczone także w metrykach chrztu, wypisywanych dla różnych potrzeb (kan. 535 § 2).  
Jeżeli do księgi metrykalnej nie wpisano faktu chrztu, wówczas prawodawca kodeksowy stanowi, że do udowodnienia chrztu wystarczy oświadczenie (declaratio) jednego wiarygodnego świadka albo przysięga (iusiurandum) samego ochrzczonego, gdy przyjmował on chrzest jako dorosły (kan. 876). W parafiach przyjęła się dobra praktyka, że proboszczowie żądają zeznań nie jednego, a dwóch zaprzysiężonych świadków w sprawie udowodnienia chrztu. Przy składaniu zeznań posługują się odpowiednimi formularzami. Świadkiem, który składa zeznania w sprawie chrztu, może być osoba, która była obecna podczas chrztu, np. rodzice chrzestni lub inni uczestnicy chrztu. Świadkiem w takim wypadku nie mogą być rodzice dziecka, którzy nie byli obecni przy chrzcie, bo w tym czasie przygotowywali w domu przyjęcie chrzcielne; świadkiem nie mogą być ci, którzy brali udział w przyjęciu chrzcielnym, ale nie uczestniczyli obrzędzie chrztu; świadkiem nie może być osoba, która nie widziała chrztu dziecka, a jedynie słyszała od kogoś, że dziecko zostało ochrzczone. Przysięgę w sprawie własnego chrztu może złożyć tylko osoba, która była chrzczona jako dorosła i pamięta fakt przyjęcia chrztu. W żadnym wypadku przysięgi w sprawie własnego chrztu nie może składać taka osoba, która była ochrzczona jako dziecko i nie pamięta własnego chrztu. Fakt chrztu udowodnionego na podstawie zaprzysiężonych zeznań należy wpisać do specjalnej księgi, zwanej „księgą metryk zastępczych”. Tak nakazuje uczynić IV Synod Diecezji Tarnowskiej (zob. Instrukcja o kancelarii parafialnej, n. 18).
Jeżeli nie da się udowodnić faktu chrztu, czyli jeżeli istnieje wątpliwość co do faktu chrztu lub istnieje wątpliwość co do ważności chrztu, mimo przeprowadzenia rzetelnych badań, wówczas według kodeksu należy udzielić chrztu warunkowo. Mówi o tym kan. 869 § 1 KPK. Kodeks postanawia, że jeżeli ktoś był ochrzczony we wspólnocie kościelnej niekatolickiej, nie powinien być chrzczony warunkowo drugi raz, chyba że po zbadaniu materii i formy pierwszego chrztu, czy wreszcie po zbadaniu intencji ochrzczonego (gdy był chrzczony jako dorosły), po zbadaniu intencji szafarza chrztu, pozostaje uzasadniona wątpliwość co do ważności chrztu (kan. 869 § 2 KPK).
IV Synod Diecezji Tarnowskiej nakłada obowiązek sporządzania w każ- dej parafii kopii ksiąg ochrzczonych (stat. 123 § 2), a także kopii ksiąg małżeństw i kopii ksiąg zmarłych (Instr., n. 15) i zobowiązuje dziekana do odsyłania tych kopii z całego dekanatu do Kurii w miesiącu lutym każdego roku (stat. 375, n. 4).  
Kodeks wymaga, żeby każda parafia posiadała archiwum, w którym przechowywane są księgi parafialne. Wymaga również, aby biskup diecezjalny lub jego delegat, z okazji wizytacji lub w innym czasie, sprawdzali wszystkie księgi parafialne. Na proboszcza nakłada obowiązek czujności, aby księgi nie dostawały się do obcych rąk (kan. 535 § 4; Instr., n. 43-47). Kodeks nakazuje przechowywać również, stare, nie będące w użyciu, księgi parafialne (kan. 535 § 5; Instr., n. 48-49).  

2. Księga bierzmowanych (liber confirmatorum)
 
Kodeks Prawa Kanonicznego nakazuje prowadzenie w parafii księgi bierzmowanych. Mówi o tym także IV Synod Diecezji Tarnowskiej (stat. 138): „Do parafialnej księgi bierzmowanych należy wpisać imię i nazwisko bierzmowanego, jego rodziców, świadka, szafarza, a także datę i miejsce bierzmowania”. O udzielonym bierzmowaniu proboszcz powinien zawiadomić proboszcza miejsca chrztu, aby mógł dokonać adnotacji w księdze ochrzczonych bierzmowanego (kan. 535 § 2; 895). Jeśli miejscowy proboszcz był nieobecny w czasie bierzmowania, szafarz bierzmowania ma obowiązek osobiście lub przez kogoś innego powiadomić go jak najszybciej o udzieleniu bierzmowania (kan. 896). Co do udowodnienia faktu bierzmowania, należy zachować przepisy dotyczące udowodnienia chrztu (kan. 894).  A więc do udowodnienia bierzmowania wystarczy oświadczenie jednego wiarygodnego świadka albo przysięga samego bierzmowanego, gdy przyjmował bierzmowanie jako dorosły (kan. 876).

3. Księga małżeństw (liber matrimoniorum seu copulatorum)
 
Prawodawca stanowi, że po zawarciu sakramentu małżeństwa proboszcz miejsca zawarcia małżeństwa lub jego zastępca, choć żaden z nich przy nim nie asystował, powinien jak najszybciej zapisać w księdze zaślubionych nazwiska małżonków, nazwisko kapłana asystującego i nazwiska świadków, a także miejsce i datę zawarcia małżeństwa (kan. 1121 § 1). Co do małżeństwa zawieranego za dyspensą od formy kanonicznej, ordynariusz miejsca, który udzielił dyspensy, powinien zatroszczyć się o to, aby dyspensa i zawarcie małżeństwa zostały zapisane w księdze zaślubionych, zarówno w Kurii, jak i w parafii własnej strony katolickiej, której proboszcz spisał protokół przedślubny. O zawarciu małżeństwa z dyspensą od formy kanonicznej ma powiadomić ordynariusza i proboszcza – jak najszybciej – małżonek katolicki, zaznaczając miejsce zawarcia oraz zastosowaną formę publiczną (kan. 1121 § 3). Do księgi małżeństw należy także wpisać małżeństwa zawierane w formie nadzwyczajnej, to znaczy bez udziału kapłana jako świadka urzędowego tylko zawartego wobec dwóch świadków zwykłych (zgodnie z przepisem kan. 1116) (kan. 1121 § 2). Do parafialnej księgi małżeństw nie należy wpisywać małżeństwa tajnego (kan. 1133). Małżeństwo „tajnie zawarte” winno być zapisane jedynie w specjalnej księdze, przechowywanej w tajnym archiwum kurii (kan. 1133).
Prawodawca kodeksowy określa, jakich adnotacji należy dokonywać w księdze małżeństw. Mianowicie należy wpisywać:

  1. fakt uważnienia małżeństwa w zakresie zewnętrznym (kan. 1123),
  2. fakt sądowego stwierdzenia nieważności małżeństwa wraz z ewen- tualnymi zakazami zawierania ponownego małżeństwa (kan. 1685; 1123),
  3. fakt udzielenia dyspensy papieskiej od małżeństwa niedopełnionego (kan. 1123).  

Przy sporządzaniu metryk ślubu należy wpisać wszystkie dane z księgi małżeństw, czyli należy dokonać pełnego wypisu, a nie wypisu skróconego. Należy je wypisywać na specjalnych formularzach. Tak zwana „pamiątka sakramentu małżeństwa”, podobna do składanej widokówki, nie jest publicznym dokumentem wymaganym np. dla celów sądowych. Kodeks Prawa Kanonicznego wyjaśnia, że publicznymi dokumentami kościelnymi są te, które sporządziła osoba publiczna wykonując w Kościele swoje zadania, z zachowaniem formalności przepisanych prawem (kan. 1540 § 1).  
Kongregacje rzymskie zwracają uwagę na to, aby dokumentów kościelnych nie wypisywać długopisem i nie drukować na drukarkach laserowych, bo one są nietrwałe. Dokumenty należy pisać atramentem i drukować na drukarkach atramentowych, bo atrament wchodzi w strukturę papieru  i jest długowieczny.  

4. Księga zmarłych (liber defunctorum seu mortuorum)

Kodeks nakazuje, aby po pogrzebie sporządzić akt w księdze zmarłych, zgodnie z postanowieniami prawa partykularnego (kan. 1182). Prawo partykularne diecezji tarnowskiej stanowi, że wpisu aktu zgonu dokonuje się w parafii pogrzebu (stat. 239 § 3). Zaleca się powiadomić o śmierci parafię stałego zamieszkania osoby zmarłej (stat. 239 § 3).

5. Księga intencji mszalnych (liber stipendiorum)

Prawodawca kościelny zarządza, że proboszcz oraz rektor kościoła lub innego pobożnego miejsca, w których zwykło się przyjmować stypendia mszalne, powinni posiadać specjalną księgę, w której mają zapisywać liczbę przyjętych intencji mszalnych, treść intencji, daty odprawienia, jak również wysokość złożonej ofiary (kan. 958 § 1). Kodeks upomina, że nikomu nie wolno przyjąć do osobistego odprawienia więcej intencji mszalnych, niż sam może odprawić w ciągu roku (kan. 953). Każdy kapłan powinien dokładnie zapisywać do libra stypendiorum Msze święte, które przyjął do odprawienia i które odprawił (kan. 955 § 4). Ci, którzy powierzają innym msze święte do odprawienia, powinni od razu zapisać w księdze intencji zarówno msze święte przyjęte jak i przekazane, zaznaczając również wysokość ofiary (kan. 956 § 3). IV Synod Diecezji Tarnowskiej także zobowiązuje wszystkich kapłanów do zapisywania w księdze stypendiów mszy przyjętych, daty odprawienia, mszy przekazanych innym, z zaznaczeniem wysokości ofiar (stat. 150). Zgodnie z kan. 958 ordynariusz jest zobowiązany każdego roku sprawdzać osobiście lub przez swego delegata księgi stypendiów wszystkich kapłanów (kan. 958 § 2).

Trudno w jednym przedłożeniu omówić wszystkie księgi parafialne, które nakazane są przez prawo powszechne i partykularne.  
Prawo zarówno powszechne jak i partykularne podkreśla, że prowadzenie ksiąg parafialnych – libros paroeciales jest poważnym obowiązkiem, który podlega kontroli władzy kościelnej. W kan. 555 § 3 KPK czytamy, że dziekani, (czyli delegaci ordynariusza) mają prawo i obowiązek czuwać nad tym, by duchowni pilnie wypełniali swoje obowiązki (kan. 555 § 2) […] mają prawo i obowiązek czuwać, by księgi parafialne były właściwie spisywane i przechowywane (kan. 555 § 3) […] mają prawo i obowiązek czuwać, by w czasie choroby i śmierci proboszcza księgi parafialne nie zaginęły (kan. 555 § 3) […] mają obowiązek wizytowania parafii swojego dekanatu w sposób określony przez biskupa diecezjalnego (kan. 555 § 4). Także biskup diecezjalny osobiście albo przez swojego delegata ma obowiązek kontrolować księgi parafialne (kan. 535 § 4). A w kan. 1741 znajduje się bardzo poważna przestroga, że poważne zaniedbanie i naruszenie obowiązków parafialnych, które powtarza się mimo upomnienia, może być przyczyną usunięcia proboszcza z parafii (kan. 1741 n. 4).  
Prowadzenie ksiąg parafialnych jest ważną dziedziną pracy duszpasterskiej, która ma znaczenie dla teraźniejszości i dla przyszłości. Księgi parafialne stają się niezmiernie cennymi dokumentami historycznymi dla przyszłych pokoleń. \

 

„Kościół jest misyjny jako całość i w każdym ze swoich członków. Chociaż na mocy sakramentu chrztu i bierzmowania każdy chrześcijanin jest powołany do dawania świadectwa i do głoszenia Ewangelii, to jednak w sposób szczególny wymiar misyjny jest wewnętrznie związany z powołaniem kapłańskim. W czasach przymierza z Izraelem, Bóg powierzał misję prorocką  i kapłańską wybranym i powołanym przez siebie osobom, które posyłał do ludu w swoim imieniu. Tak postąpił w przypadku Mojżesza, do którego skierował polecenie:  Idź przeto teraz – powiedział do niego Jahwe – oto posyłam cię do faraona, i wyprowadź mój lud, Izraelitów, z Egiptu… Po wyprowadzeniu tego ludu z Egiptu oddacie cześć Bogu na tej górze  (Wj 3,10.12). W podobny sposób przekazywanie misji dokonywało się w przypadku proroków”.
(Benedykt XVI, Orędzie na XLV Światowy Dzień Modlitw o Powołania).


CZĘŚĆ I: URZĘDOWO-INFORMACYJNA

Akta Stolicy Apostolskiej

Akta Konferencji Episkopatu Polski

Akta Biskupa Tarnowskiego

Homilie

Komunikaty

 Dekrety i zarządzenia

Z życia diecezji

CZĘŚĆ II: FORMACYJNO-PASTORALNA

Opracowania